Scrive

Technologie Partner für die Digitale Unterschrift

Aareon arbeitet mit Scrive für die digitale Unterschrift zusammen, dem führenden B2B-Unterschriftsanbieter aus Europa:

Kurzübersicht Scrive in Zahlen

Seit Dezember 2023 ist unser Technologie Partner Scrive, mit dem wir Ihnen mehr und komfortablere Unterschrifts-Lösungen anbieten können. Bestandskunden bieten wir optional an, von DocuSign auf Scrive zu migrieren, damit Sie auch von den neuen Funktionen profitieren können.

Scrive ist ein ISO/IEC 27001:2022 zertifizierter Signaturdienst welcher 2010 gegründet wurde und heute zu führenden Anbietern für digitale Signaturen in Nordeuropa zählt.

Weitere generelle Informationen zu Scrive, finden Sie hier auf der Scrive Website.

Das Scrive Helper Center mit ausführlichen Artikeln zu verschiedensten Themen finden Sie hier (Englisch).

Vorteile Scrive

Aareon hat sich entschieden den Technologie Partner zu wechseln um Ihnen folgende Vorteile bieten zu können:

• Account Erstellung in nur 1-3 Tagen nach Unterzeichnung des Angebots von Aareon möglich

• Besonders tiefe und stabile Integration in ERPs

• Einfache und intuitive Nutzung in den ERPs und mit Standalone - Nutzung ohne ERP System

• Transparenteres Preismodell

• Scrive hat seinen primären Firmensitz in der EU

Initiale Einrichtung in Scrive

Diese Schritte müssen Sie nur einmalig durchführen, um danach die integrierte Digitale Unterschrift voll-integriert zu nutzen.

1. Initiale Registrierung

1. Kurz nachdem Sie den Digitalen Unterschrifts-Vertrag abgeschlossen haben, erhalten Sie eine Einladungs-E-Mail wie diese von Scrive:

1. Nachdem Sie auf Kontoaktivierung klicken, können Sie ein Passwort und weitere Informationen hinterlegen:

Im Hintergrund haben wir für Sie nach Vertragsabschluss ein Account bei Scrive angelegt und einen initialen Admin Nutzer erstellt. Dieser initiale Nutzer erhält die gezeigte E-Mail.

Der initiale Benutzter ist standardmäßig einer Ihrer ERP Administratoren.

2. Branding & Corporate Identity Personalisierung

Basis Branding

Das Scrive Design können sie in wenigen Schritten auf das Branding Ihres Unternehmens umstellen (auch genannt white-labeln):

1. Im linken Seitenmenü auf Konto > Branding gehen
2. Im Reiter E-Mail das Auswahlsfeld E-Mail-Design öffnen und Neues Design… auswählen

3. Name für das neue Design festlegen, z.B. Ihr Unternehmen Design

4. Nun können Sie das Design in den jeweiligen Reitern anpassen: Links können Sie Einstellungen vornehmen, rechts sehen Sie direkt eine Live-Vorschau

5. Oben rechts auf SPEICHERN klicken

Weiterführende Informationen in der Scrive Dokumentation (Englisch)

Erweitertes Branding

Erweitertes Branding (white labeling) beinhaltet die folgenden zusätzlichen Optionen:

1. Nutzen sie Ihre eigene Firmenname in der Sub-Domain, z.B. {firmenname}.scrive.com

   1. Mit "Custom URL", können Sie zudem Scrive auf ihrer eigenen Domain laufen lassen, z.B. unterschrift.{firmenname}.de

2. SMS-Absendername mit Ihrem Firmenname: Der Name, der dem Empfänger beim Empfang einer SMS angezeigt wird. Maximal 11 alphanumerische Zeichen.

3. E-Mail-Absendername mit Ihrem Firmennamen: Der Firmenname, der dem Empfänger beim Empfang von E-Mails angezeigt kann geändert werden. Beispiel: Ändert die Zeichenfolge "Max Müller über Scrive" in > "Max Müller über {Firmenname}" Hinweis: Die E-Mail Adresse selber kann nicht geändert werden.

{Firmenname} wird bei erweitertem Branding durch Ihren individuellen Namen ersetzt. Im Basis-Branding würde dort immer Scrive stehen, der Name der Unterschrifts-Lösung.

Erweitertes Branding und Custom URL ist mit Zusatzkosten verbunden und muss gesondert beantragt werden.

3. Nutzer Einladen

Um unterschriebene Dokumente auch außerhalb des ERPs einzusehen oder zu versenden, können Sie weitere Personen aus Ihrem Unternehmen zu Scrive einladen.

Für die Aktivierung der Digitalen Unterschrift mit Scrive in Aareon Connect, empfehlen wir zudem einen Admin Nutzer anzulegen, welcher nur für die Integration genutzt wird.

Der Name des Nutzers, den sie für die Aktivierung nutzen wird in allen Scrive E-Mails versendet. Deshalb empfehlen wir, den für die Integration erstellten Admin-Nutzer mit Ihrem Firmennamen als Vornamen zu benennen und das Feld für den Nachnamen leer zu lassen.

1. Im linken Seitenmenü auf Konto > Nutzer und Gruppen gehen
2. Oben links NEUE NUTZER klicken

3. Nötige Felder ausfüllen

   1. Übersicht der verschiedenen Nutzerrollen (Englisch)
4. EINLADEN klicken

5. Der neue Benutzter erhält eine E-Mail wie in #1.-initiale-registrierung beschrieben

Sie können ohne Zusatzkosten so viele Nutzer wie Sie benötigen zu Scrive hinzufügen.

Nun können Sie mit der Aktivierung in Aareon Connect fortfahren.

Aktivierung in Aareon Connect

Nachdem Sie die Initiale Einrichtung in Scrive abgeschlossen haben, können Sie die Digitalen Unterschrift mit Scrive in Aareon Connect zu aktivieren:

1. Öffnen Sie Aareon Connect in Ihrem ERP System (mehr Details)
2. Gehen Sie auf Scrive

3. Wählen Sie bei der Integration Digitale Unterschrift mit Scrive die Umgebung Production aus und klicken Sie auf Autorisieren

   
4. Sie werden nun auf eine Login von Scrive weitergeleitet wo Sie sich mit dem Scrive Nutzer einloggen (muss ein Admin Nutzer sein), den Sie für die Integration verwenden möchten

   1. Wie in #3.-nutzer-einladen beschrieben, empfehlen wir, dass Sie einen Admin Nutzer speziell für die Integration nutzen um Probleme bei z.B. Passwort Änderung eines regulären Nutzers zu vermeiden

   2. Die Nutzerdaten werden direkt überprüft und bei falschen Informationen erhalten Sie eine Meldung mit weiteren Informationen

5. Die Integration ist nun aktiviert

6. Unsere Digitale Unterschrift Kundenbetreuer helfen Ihnen dann mit den nächsten Schritten

Einstellungsmöglichkeiten

Nachdem Sie Ihre Scrive Login Daten hinterlegt haben können Sie im Schritt Benutzerdefinierte Daten optionale Einstellungen für die Integration vornehmen.

Tage bis zum Fälligkeitsdatum

Hier können Sie den Standardwert von 90 Tagen bis zum Fälligkeitsdatum eines Umschlages überschreiben. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird 90 Tage benutzt.

Wird das Dokument nach Ablauf dieser konfigurierten Frist nicht unterzeichnet, wird der Vorgang automatisch abgebrochen und die Aufforderung zur Unterzeichnung erlischt.

E-Mail Texte

Sie können die E-Mail Texte anpassen, welche in der Einladungs- und Bestätigungs-E-Mail verwendet werden sollen:

Der blau markierte Teil kann konfiguriert werden.

Dabei können Sie jeweils andere Texte für Unterzeichner und Beobachter definieren. Bei der Bestätigungs-E-Mail wird allerdings der selbe Text für alle Beteiligten verwendet.

Ablauf von QES in Scrive

Mehr Details zu Qualifizierte Elektronische Unterschrift finden Sie im verlinkten Artikel.

Der Ablauf von QES unterscheidet sich je nachdem, ob QES das erste Mal von den jeweiligen Unterzeichnern genutzt wird oder dieser bereits registriert ist. Die ersten Prozessschritte sind allerdings in beiden Fällen identisch

1. Alle Unterzeichner erhalten eine reguläre E-Mail zum Unterzeichnen

2. Auf der Seite zum Unterschreiben wird nach der Mobilnummer des Unterzeichners gefragt:

   

   1. Falls die Mobilnummer bereits im ERP hinterlegt ist, wird immer die Mobilnummer aus dem ERP genutzt

3. Nun wird von Swisscom geprüft, ob die Mobilnummer bereits mit QES registriert wurde, wenn dies nicht der Fall ist, ist, dann geht der Prozess bei Initiale Nutzung von QES inklusive Registrierung (QES mit SRS) weiter, ansonsten geht der Prozess bei #erneute-nutzung-von-qes weiter.

Initiale Nutzung von QES inklusive Registrierung (QES mit SRS)

1. Der Unterzeichner erhält die Möglichkeit sich entweder via Video-Identifikation oder Persönlich auszuweisen:

   

Alle weiteren beschriebenen Prozessschritte basieren auf der Auswahl von Video-Identifikation

1. Der Unterzeichner kann sich die Mobile ID App herunterladen ("Wallet") ODER später per Einmal-SMS-Code unterschreiben

   1. Optional: Der Unterzeichner folgt der Anleitung der Mobile ID App

Wir empfehlen das herunterladen der App für alle Unterzeichner Ihres Unternehmens, dies ermöglicht bei #erneute-nutzung-von-qes einen sehr schnellen und bequemen Prozess um Dokumente mit QES zu unterschreiben

1. Der Unterzeichner muss die angezeigte Video-Identifikation App herunterladen

   1. Der Unterzeichner folgt der Anleitung des Video-Identifikation Prozesses, welcher Schritt-für-Schritt in der App erklärt wird

2. Nach erfolgreichem ausweisen im Video-Identifikation Prozesses muss der Unterzeichner die Swisscom AGB via Aufruf eines Links (wird per SMS gesendet) bestätigen

3. Der Unterzeichner klickt Fortfahren auf dem Dialog aus Schritt 5.

4. Dieser erhält nun entweder eine Push-Benachrichtigung von der Mobile ID App oder einem Einmal-Code via SMS

5. Die Unterschrift wird entweder durch Knopfdruck in der Mobile ID App oder Eingabe des Einmal-Code im Browser bestätigt

6. Das Dokument ist somit vom jeweiligem Unterzeichner unterschrieben

Erneute Nutzung von QES (mit Mobile ID App)

1. Der Unterzeichner erhält eine Push-Benachrichtigung von der Mobile ID App

2. Die Unterschrift wird durch Knopfdruck in der Mobile ID App bestätigt

3. Das Dokument ist somit vom jeweiligem Unterzeichner unterschrieben

Bei Problemen bei der initialen Registrierung hilft es dieser Anleitung zu folgen und ggf. die Mobile ID App neu zu installieren (ohne Wiederherstellung der Daten).

Besonderheiten bei der Nutzung von QES

Bei der Nutzung von QES sind folgende Besonderheiten zu beachten:

• Alle Unterzeichner des Dokumentes müssen mit QES unterschreiben

• Alle Unterzeichner benötigen eine gültige Mobilnummer (es ist nicht erforderlich, dass dies im ERP hinterlegt ist)

• Unterstütze Anchortag Feldarten (die aktuell nicht unterstützen Feldarten werden bei der Nutzung von QES ignoriert):

Feldart	Unterstützt bei QES
Unterschrift	✅
Unterschriftsdatum	TBD
Datum	✅
Name	✅
Checkbox	✅
Text	✅
Email	✅
Initialen	✅

Vor-Ort-Unterschrift

Mit der Vor-Ort-Unterschrift können Ihre Kunden Verträge direkt bei Ihnen vor Ort digital unterschreiben, z.B. auf einem iPad oder Computer eines Mitarbeiters.

Dafür können Sie bei dem Versenden eines Dokuments im ERP eine E-Mail Adresse angeben, an welche die Unterzeichnungs-Links gesammelt zum Unterschreiben gesendet werden sollen (mehr Details in #funktionsumfang-und-roadmap-je-erp).

Diese E-Mail kann dann vor Ort geöffnet werden und die Unterzeichner öffnen ihren jeweiligen Link:

Die Unterzeichnungs-Bestätigung inklusive Kopie des unterzeichneten Dokuments wird weiterhin an die jeweiligen eigenen E-Mail Adressen der Unterzeichner gesendet.

Die Unterzeichner die vor Ort unterschreiben sollen können frei ausgewählt werden. Somit müssen nicht alle Unterzeichner vor Ort unterschreiben.

Vertreter Lösung

Die nativen Vertreter Lösungen der ERPs können ganz regulär genutzt werden, sodass der Vertreter den Aktivitäten der vertretenden Person zugeordnet ist und diese somit nachverfolgen kann.

Damit Sie dies auch während einer unerwarteten Abwesenheit des Unterzeichners unterzeichnen können, empfehlen wir, dass Sie Dokumente, welche häufiger durch einen Vertreter unterzeichnet werden, an ein allgemeines Postfach senden, sodass auch der Vertreter Zugriff auf die E-Mails hat und somit für die vertretende Person unterzeichnen kann.

Unterschriftsreihenfolge

Sie können die Unterschriftsreihenfolge der Unterzeichner festlegen, sodass z.B. externe Unterzeichner zu erst unterschreiben müssen, bevor die internen Unterzeichner die Unterzeichnungsaufforderung per E-Mail erhalten.

Dabei können mehrere Unterzeichner die selbe Reihenfolge haben, z.B. können zweit externe Unterzeichner die Reihenfolge 1 haben und der interne Unterzeichner die Reihenfolge 2, somit müssen die externen Unterzeichner nicht auf die Unterschrift des jeweils anderen externen Unterzeichners warten und im Anschluss kann der interne Unterzeichner unterzeichnen.

Nutzer Gruppen

Sie können in Scrive Nutzer Gruppen erstellen um die Nutzerverwaltung zu vereinfachen.

Gruppen können verschaltet sein, eine mögliche Struktur wäre somit z.B.:

• Vertrieb

  • Vertrieb Nord

  • Vertrieb Süd

• Administration

• Vertragsmanagement

  • Vertragsmanagement Team 1

  • Vertragsmanagement Team 2

Um Nutzer Gruppen zu erstellen müssen Sie ein E-Mail (auf Englisch) an [e-mail] schreiben und die gewünschte Gruppen Struktur nennen. Der Scrive Support wird die Gruppenstruktur dann für Sie anlegen.

Die Nutzer können Sie dann wie hier beschrieben in die Gruppen einordnen.

Signaturverlauf

Hier können Sie den Signaturverlauf, von im ERP gestarteten Vorgängen, samt Zeitstempeln nachvollziehen.:

1. Gehen Sie dafür auf Flow > Vorgänge gestartet
2. Klicken Sie auf den jeweiligen Vorgang (diese könen Sie nach Status filtern)

3. Unter Event log ist der Signaturverlauf im Detail aufgeführt:

   

Weitere Informationen finden Sie auch in der Dokumentation von Scrive.

Standalone - Nutzung ohne ERP System

Sie können Scrive auch direkt in der Scrive Oberfläche nutzen, dies ist in folgenden Fällen hilfreich:

• Sie wollen einen individuelle Vertrag der nicht im ERP System erzeugt wird verschicken

• Der Dokumenttyp wird nicht von der Digitalen Unterschrift in Ihrem ERP unterstützt (mehr Details in #funktionsumfang-und-roadmap-je-erp)

Dokumente die über Scrive direkt verschickt werden, werden nicht automatisch an das ERP übertragen. Sie können die Dokumente natürlich manuell zum ERP hinzufügen.

Ablauf

1. In Scrive einloggen (mehr Details in #1.-initiale-registrierung)

2. Links oben auf Neuer Prozess klicken

1. Entweder basierend auf einer Vorlage (mehr Details zu Vorlagen im Scrive Help Center) oder mit Start einen neuen Prozess beginnen
2. Fügen Sie unter Parteien die Personen hinzu die unterschreiben sollen

   1. Sie können auch weitere Einstellungen wie z.B. Nutzung von QES konfigurieren

3. Laden sie bei Dokument das zu unterschreibende Dokument hoch

4. Fügen Sie auszufüllende Felder und ein Signatur Feld ein

5. Unter Einstellungen können Sie optional weitere Einstellungen wie z.B. ein Fälligkeitsdatum einstellen

Detaillierte Informationen finden Sie im Scrive Helpcenter auf Englisch