UTS KARTHAGO

Schnittstelle

Je Partnersystem sollte ein separater API Benutzer erstellt werden, damit im ERP selber konfiguriert werden kann, welches Partnersystem welche Daten erhalten soll.

Mehr Details finden Sie im UTS KARTHAGO Handbuch.

API Zugänge

In dem API Zugänge Modul werden die Zugangsdaten für die Anbindung an Aareon Connect hinterlegt. Im oberen Teil des Moduls ist zunächst die gewünschte Token-Nummer einzutragen. Danach teilt sich die Maske in die Bereiche Token und Objekt-Rechte auf. Als Erstes ist auf dem Reiter Token die Bezeichnung und der Gültigkeitszeitraum des Tokens zu erfassen, wobei das Enddatum leer gelassen werden kann. Das Aktiv-Kennzeichen ist nur bei Token zu entfernen, die nicht mehr verwendet werden sollen. Bei der Art des Tokens müssen Sie REST auswählen:

Diese Art wird für die Anbindung an Aareon Connect verwendet. Bei dieser Art stellt sich der untere Teil der Maske wie folgt dar, wo dann die weiteren erforderlichen Angaben zu erfassen sind:

Bevor nun als Zweites die Objektzuordnung vorgenommen werden kann, ist der Datensatz zu speichern. Anschließend ist wieder in den Änderungsmodus und auf den Reiter Objekt-Rechte zu wechseln. Auf dem Reiter werden die Objekte festgelegt, für die der jeweilige Token gelten soll. Mittels des Buttons Objekt(e) hinzufügen werden die Objekte dem Token hinzugefügt. Je nach Art des Tokens können in der Objektauswahl unterschiedliche Festlegungen getroffen werden.

Bei REST stellt sich die Objektauswahl wie folgt dar:

Es kann festgelegt werden, welche Rechte (Lesen/Schreiben/Löschen) bei den einzelnen Objekten für verschiedene Bereiche eingetragen werden sollen. Sollen sämtliche Rechte eingetragen werden, kann auch der Button Alles auswählen verwendet werden. Die hinzugefügten Objekte werden dann auf der Hauptmaske dargestellt:

Wenn neue Objekte angelegt werden, die ebenfalls übertragen werden sollen, sind diese manuell hinzuzufügen bzw. Objekte, die nicht mehr übertragen werden sollen, manuell zu entfernen.

Werden bei einem API Zugang für Aareon Connect neue Objekte hinzugefügt, Änderungen an bestehenden Objekteinträgen oder Objekte entfernt, wird bei den Objekten das Änderungsdatum angepasst, so dass bei der nächsten Übertragung nach Aareon Connect die geänderten Objekte beachtet werden.

Use Cases

Allgemein

• Bei allen Use Cases werden die Mandanten direkt im ERP System für die Schnittstelle freigegeben. Deswegen, gibt es bei den UTS KARTHAGO Integrationen keine Mandanten Filterung bei der Aareon Connect Aktivierung selber.

• In UTS KARTHAGO gibt es keine Wirtschaftseinheiten, entsprechend sind alle Einstellungen dazu in allen Use Cases für UTS KARTHAGO irrelevant

Stammdaten

Entitäten

Aareon Connect Standard	UTS KARTHAGO
Wirtschaftseinheiten	N/A
Gebäude	Objekte
Verwaltungseinheiten	Einheiten
Mietverträge	Verträge
Mieter	Mieter
Eigentümerverträge	Verträge
Eigentümer	Eigentümer

Besonderheiten

• Mietkosten werden bei UTS KARTHAGO nicht übertragen, entsprechend sind alle Einstellungen dazu für UTS KARTHAGO irrelevant

Dokumente

Entitäten

Aareon Connect Standard	UTS KARTHAGO
Archive	N/A
Ordner	Ordner
Dokumente	Dokumente

Besonderheiten

• Nicht synchronisiert werden Dokumente, die

  • mit Adressen verknüpft sind

  • keine Ordnerzuordnung haben

  • größer als 50MB sind (allgemeine Einschränkung des Dokumenten Use Cases für alle ERPs)

• Der Freigabestatus von Dokumenten wird aktuell nicht übermittelt, stattdessen werden alle synchronisierten Dokumente werden als "nicht freigegeben" behandelt

API Dokumentfreigaben

In der Dokumentenverwaltung können die Ordner definiert werden, aus denen die Dokumente nach Aareon Connect exportiert werden sollen. Die Definition wird mittels des im Ordnerbereich aufzurufenden Kontextmenüs vorgenommen. In diesem ist der Menüpunkt API Zugang Ordner freigeben zu selektieren:

Es öffnet sich dann eine neue Maske:

In dem Bereich API Zugang ist zunächst die API Einstellung mit der entsprechenden Bezeichnung auszuwählen und dann in den Änderungsmodus zu wechseln. Jetzt können die Ordner markiert werden, aus denen die Dokumente exportiert werden sollen. Die globalen Ordner, d. h. die die in allen Bereichen zur Verfügung stehen, sind mit folgendem Symbol gekennzeichnet:

Nach Selektion der gewünschten Ordner, sind die Einstellungen zu speichern.

Werden nachträglich neue Ordner angelegt, ist bei diesen standardmäßig die Exportoption nicht gesetzt, d. h. diese muss gegebenenfalls direkt nach der Anlage des neuen Ordners gesetzt werden.

Kreditoren

In diesem use werden Kreditoren UTS übertragen. Um sicherzustellen, dass alle Arten von Kreditoren / Gewerken korrekt übernommen werden, muss in UTS ein Gewerkemapping angelegt werden. Dieses Mapping ordnet die in UTS vorhandenen Gewerke den entsprechenden Kreditoren im Zielsystem (zum Beispiel Facilioo) zu.

Schritte zur Durchführung

1. Navigieren zum System-Menü

   • Öffnen Sie das System-Menü (siehe Markierung 1 im Screenshot).

   • Wählen Sie den Punkt Datenkonvertierung > Datenimport aus.

2. Selektionskriterien öffnen

   • Wechseln Sie im linken Menü zu Selektionskriterien (siehe Markierung 2).

   • Klicken Sie auf den Button Mapping (siehe Markierung 3).

3. Mapping-Bearbeitungsfenster öffnen

   • Das Fenster Mapping Selektionskriterien wird geöffnet (siehe Markierung 4).

   • Hier sehen Sie eine Übersicht über vorhandene Selektionskriterien und deren Zuordnung zu Gewerken.

4. Zuordnungen bearbeiten

   • In der Tabelle (siehe Markierung 5) können die Zuordnungen von Bezeichnungen zu Werten eingesehen und angepasst werden.

   • Beispiele:

     • Heizung → Heizungsarbeiten

     • Maler → Maler-, Anstrich-, Lackier- und Tapezierarbeiten

     • Garten → Garten- und Landschaftsarbeiten

5. Änderungen speichern

   • Nach der Bearbeitung speichern Sie die Änderungen, um die neuen Zuordnungen zu übernehmen.