Immomio

Immomio - Die 360° Plattform für die Wohnungswirtschaft

Übersicht

• Kategorien: Interessentenmanagement, Mieterkommunikation

• Use Cases: Stammdaten, Interessenten

• Marketplace: Immomio

Beschreibung

Immomio - Die 360° Plattform für die Wohnungswirtschaft. Von der Neubauprojekt-Vermarktung, über die Bestandsvermietung, den digitalen Mietvertrag bis zur Mieterapp. Mit den digitalen Lösungen von Immomio verbinden Sie alle Prozesse rund um Ihre Wohnungen und Mieter. Bei weiteren Fragen zur Anbindung melden Sie sich direkt bei Immomio.

Mit Immomio verbinden

HINWEIS: Für eine Integration wird zum sauberen Testen eine Sandbox von Immomio benötigt. Bitte wenden Sie sich mit ausreichend Vorlauf an Ihren Account Manager, damit diese beantragt und eingerichtet werden kann und dieser Vorgang den Integrations-Zeitplan nicht verzögert.

1. Um einen Immomio-Use-Case zu nutzen benötigen Sie zur Aktivierung die Immomio API Zugangsdaten. Diese finden Sie folgendermaßen:

   1. Klicken Sie auf der Task-Leiste zur linken auf das Steuerrad

   2. Klicken Sie dort auf Konfiguration

   3. Daraufhin wird sich eine Seite öffnen, wo oben API Benutzer steht. Hier können neue API Zugangsdaten erstellt oder existierende abgerufen werden. Speichern Sie sich ihren API Benutzername und das Passwort ab. Diese werden für die Aktivierung im ERP benötigt.

1. Nachdem Sie Aareon Connect Kunde geworden sind, können Sie die verfügbaren Immomio Integrationen innerhalb Ihres ERP-Systems auswählen und aktivieren. Mehr Details dazu finden Sie .

Sonderfall: DIT System

Sollte Ihr Immomio Account über ein altes DIT System laufen, werden sie zusätzlich FTP Zugangsdaten bereitstellen müssen. Diese sind innerhalb von Immomio folgendermaßen zu finden:

1. Klicken Sie auf der Task-Leiste zur linken auf das Steuerrad

2. Klicken Sie dort auf Bestandsimport

3. Hier können die benötigten Zugangsdaten abgerufen werden:

Use Cases

1. Stammdaten

Übersicht

• Allgemeine Informationen
• Feld Mapping

Entitäten

ERP	Immomio
Mandanten	Wirtschaftseinheiten
Wirtschaftseinheiten	Wirtschaftseinheiten
Gebäude	Wirtschaftseinheiten (bei Immotion nicht enthalten)
Verwaltungseinheiten	Wirtschaftseinheiten
Mietverträge	Mietverträge
Mieter	Mieter

Einstellungen

Name	Beschreibung	Optionen
Separator für zusammengesetzte IDs (nicht bei Immotion)	Dieser Separator zwischen der Nummer der Mandanten, Wirtschaftseinheinten, Gebäuden und Einheiten und wird in Immomio als ID angezeigt. Bei GAP Immotion ist der Separator immer ein ..	., /
Mandanten Nummern	Es werden nur Daten für die eingetragenen Mandanten synchronisiert.
ERP-Nutzungsarten für Einheiten in Immomio	Es werden die Verwaltungseinheiten als Einheiten nach Immomio übertragen, die in Immotion folgende Nutzungsarten haben. Dieser wird aus dem Katalog im ERP entnommen.	Bspw. "Wohnraum", "Wohnen"
ERP-Nutzungsarten für Garagen in Immomio	Es werden die Verwaltungseinheiten als Garagen nach Immomio übertragen, die in Immotion folgende Nutzungsarten haben. Dieser wird aus dem Katalog im ERP entnommen.	Bspw. "Stellplatz", "Garage"
ERP-Nutzungsarten für Gewerbeeinheiten in Immomio	Es werden die Verwaltungseinheiten als Gewerbeeinheiten nach Immomio übertragen, die in Immotion folgende Nutzungsarten haben. Dieser wird aus dem Katalog im ERP entnommen.	Bspw. "Gewerbe", "Gewerbeeinheit"

Voraussetzungen

1. Es werden nur Mieter mit einer hinterlegten E-Mail Adresse synchronisiert, weil keine User erstellt werden können.

2. Wir brauchen einen ERP User der "IMMOMIO" genannt wird, über den die Integration läuft.

2. Leerstände & Interessenten

Übersicht

• Allgemeine Informationen Leerstände
• Allgemeine Informationen Interessenten
• Feld Mapping

ERP	Immomio
Leerstand	Leerstand
Interessent	Interessent / Mieter

Einstellungen

Name	Beschreibung	Optionen
Separator für zusammengesetzte IDs (nicht bei Immotion)	Dieser Separator zwischen der Nummer der Mandanten, Wirtschaftseinheinten, Gebäuden und Einheiten und wird in Immomio als ID angezeigt. Bei GAP Immotion ist der Separator immer ein ..	., /

Voraussetzungen

• Die Leerstände müssen mit einer Nettokaltmiete übertragen werden

• Nur Wodis: Die Leerstands-ID in Immomio muss immer viergliedrig sein: Mandanten, Wirtschaftseinheiten, Gebäude und Verwaltungseinheiten, bspw. 1.2.3.4.

• Nur Immotion: die Leerstands-ID in Immomio wird immer dreigliedrig übertragen: Mandanten, Wirtschaftseinheiten, Verwaltungseinheiten, bspw. 1.2.4.

FAQ

Werden alle Mieter als Geschäftspartner zu Sigma übertragen?

Nein, es wird nur der Hauptmieter als Geschäftspartner zu Sigma übertragen.

Test der Integration: Leerstand von ERP nach Immomio

Nachdem Sie die Integration aktiviert haben und die ersten Leerstände in Ihrem Immomio Account zusehen sind, prüfen Sie bitte, ob alle Daten wie gewünscht übertragen wurden. Eine Checkliste dazu finden Sie hier:

• Wurden die Einheitstypen richtig überspielt?

  • Gewerbe, Wohnen, Parkplatz

• Ist die Anzahl der Leerstände korrekt übertragen worden?

• Sind die Felder richtig angekommen

  • Adresse

  • Details

    • Objekt ID

    • Anzahl Räume

    • Etage

    • Baujahr

    • Verfügbarkeitsdatum

    • Fehlen welche?

• Kosten:

  • Grundmiete

  • Gesamtmiete

  • Heizkosten

  • Betriebskosten

• Ist die Ausstattung korrekt übertragen:

  • Keller

  • Einbauküche

  • Gegensprechanlage

  • Aufzug

  • Fahrradraum

  • Gäste WC

  • Fehlen welche?

• Energieeffizienz

  • Zentral Heizung

  • Fehlen welche?

Test der Integration: Mieter aus Immomio nach ERP

Mieter in Immomio anlegen zum prüfen:

1. Interessenten aufnehmen:

   1. Bei importierten Objekten auf 3 Punkte und dann “Objekt Link kopieren” und in privates Fenster kopieren

   2. Interessenteninfos ausfüllen, um einen anzulegen

   3. Resultat: Objekt hat einen Interessenten. Dies ist an (+1) zu erkennen.

2. Objekt nach Offline verschieben

   1. Objekt bearbeiten und immer next (mindestens Pflichtfelder ausfüllen, die mit * markiert sind)

   2. Resultat: Objekt springt nach “offline” und hat einen Interessenten

3. Interessenten zu Mieter machen

   1. Objekt in “offline” Reiter suchen

   2. Auf Interessenten clicken, um anzeigen zu lassen

   3. “Als Mieter akzeptieren” clicken

   4. Resultat: Der Mieter wird nun von der Integration synchronisiert

Voraussetzungen

1. Die Leerstände müssen mit einer Nettokaltmiete übertragen werden

3. Tickets / Aktivitäten und Schadensmeldungen

Übersicht

• Allgemeine Informationen Aktivitäten und Schadensmeldungen

Die bi-direktionale Aktivitäten und Schadensmeldungsintegration erlaubt die Erstellung von Schäden und Anliegen in Immomio, welche anschließend ins ERP gesendet werden. Je nachdem welche Kategorie vom Benutzer beim Anlegen eines Anliegens in Immomio ausgewählt wird, wird der Aktivitätstyp ‘Anhänge’ aus Immomio auch ins ERP übertragen. Hierzu wird die Datei im Archiv gespeichert und anschließend mit der Aktivität verknüpft. Wenn der Sachbearbeiter die Aktivität im ERP bearbeitet, indem der Status angepasst wird oder ein Kommentar verfasst wird, wird dies in Immomio angezeigt.

Einstellungen

Name	Beschreibung	Optionen
Separator für zusammengesetzte IDs	Dieser Separator zwischen der Nummer der Mandanten, Wirtschaftseinheinten, Gebäuden und Einheiten und wird in Immomio als ID angezeigt.	-, _, ., /, |

Voraussetzungen

1. Archive für Anhänge an Aktivitäten Damit Ihre Anhänge von Immomio Anliegen und Schäden in Ihr ERP übertragen werden können, müssen sie:

   1. ein Archiv dafür anlgen und uns den Namen mitteilen (z.B. 'Mieter App')

   2. das Archiv 'Mieter App' im Aktivitätenmanagement verknüpfen

2. Sie müssen die Aktivitätstypen bestimmen, welche in Immomio verfügbar sein sollen und die Pflichtmerkmale dieser Aktivitätstypen auf NICHT verpflichtend einstellen.

3. Schäden und Anliegen.

4. Wir brauchen die ERP API Benutzernamen, welche Sie bereits im Zuge der Stammdatenintegration für Aareon Connect erstellt hat.

5. Damit die Mieter in Immomio einen passenden Fragebogen durchlaufen, wenn sie Schäden oder Anliegen erstellen, brauchen wir Ihren Anliegen und Schaden Fragen Katalog. Hierzu können Sie sich an folgenden Beispielen orientieren:

17KB

activitätenBeispiel.xlsx

28KB

damagesBeispiel.xlsx

4. Dokumente

Übersicht

• Allgemeine Informationen Dokumente

Wichtige Dokumente wie Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen oder Mietbescheinigungen können nahtlos zwischen den Plattformen synchronisiert werden. Dafür werden die gewünschten Archive mit Immomio verbunden, sodass Dokumente automatisch übertragen und für Mieter zugänglich gemacht werden.

Sobald ein Archiv mit Immomio verknüpft ist, werden alle darin gespeicherten Dokumente automatisch synchronisiert. Beispielsweise können Sie das Archiv "MI Mietvertrag" anbinden, um sicherzustellen, dass alle Mietverträge ohne manuellen Aufwand für den jeweiligen Mieter abrufbar sind.

Diese Integration wird oft in Kombination mit Tickets genutzt. Diverse Ticketkategorien lösen Prozesse aus woraufhin Dokumente mit dem Mieter geteilt werden sollen. Damit diese angefragten Dokumente automatisch nach Immomio gesendet werden, müssen die entsprechenden Archive angebunden werden.

Einstellungen

Name	Beschreibung	Optionen
Archive die angebunden werden sollens	Welche Archive sollen angebunden werden	Archivnamen
Suchkategorien	Welche Suchkategorien sind relevant	Suchkategorien
Separator für zusammengesetzte IDs	Dieser Separator zwischen der Nummer der Mandanten, Wirtschaftseinheinten, Gebäuden und Einheiten und wird in Immomio als ID angezeigt.	-, _, ., /, |

Voraussetzungen

1. Das gewünschte Archiv muss mit dem Mietvertrag verknüpft sein (Mietvertragsnummerindex), damit die Dokumente zugeordnet werden können. Achtung: Es werden alle Dokumente eines Archives übertragen, sodass Sie vorher prüfen sollten, ob alle enthaltenen Dokumente vom Mieter gesehen werden sollen.