FAQs Digitale Unterschrift
Hier finden Sie alle Fragen und Antworten zu den wichtigsten Themen.
Allgemein
Kann der Workflow in ERP so abgebildet werden, dass das ERP nicht verlassen werden muss?
Ja, aber es muss das zu unterzeichnende Dokument final über die erhaltene Email signiert werden.
Kann ich Scrive auch per API für weitere Use Cases ansprechen?
Ja, bei individuellen Use Cases die nicht abdecket sind können Sie die Scrive API (Dokumentation) auch via Aareon Connect Low Code oder direkt ansprechen.
Muss ich Aareon ArchivKompakt (AAK) nutzen, um die Digitale Unterschrift einsetzen zu können?
Ja, eine Anbindung ArchivKompakt ist notwendig und aktuell werden keine anderen Archive oder DMS für die Digitale Unterschrift unterstützt.
Kann ich direkt automatisch in Scrive unterschreiben lassen?
Nein, Sie erhalten eine Email, damit die Verifizierung durchgeführt werden kann, wonach Sie unterzeichnen können.
Ich möchte gerne direkt Verträge vor Ort unterzeichnen lassen. Ist dies möglich?
Ja, mit der Vor-Ort-Unterschrift.
Ich nutze aktuell DocuSign und möchte gerne auf Scrive umstellen - wie gehe ich vor?
Wenden Sie sich direkt an Ihren Account Manager.
Kann ich weiterhin meine eigenen Mietverträge und Vorlagen nutzen?
Ja, Sie nutzen ihre gewohnten Vorlagen und fügen lediglich sogenannte "Anchor Tags" in die Vorlagen ein, damit die Unterschrift und andere Informationen an der richtigen Stelle eingesetzt werden.
Was ist zu beachten, wenn mehrere Mieter im Vertrag stehen?
Jede Vertragspartei durchläuft den Unterschriftsprozess individuell. Dadurch können auch mehrere Mieter problemlos einen Vertrag unabhängig voneinander unterzeichnen. Der endgültige Vertrag wird erst archiviert, wenn alle Parteien unterschrieben haben.
Wie viele Unterzeichner können je Dokument hinterlegt werden?
Es können theoretisch unbegrenzt Unterzeichner eingetragen werden. Das Produkt wurde ausgibig für bis zu 10 Unterzeichnern getestet. Bei deutlich mehr Unterzeichnern könnte es zu zu langen Wartezeiten der Job Bearbeitung kommen, sodass diese abbricht.
Dabei muss jeder Unterzeichner eine andere E-Mail-Adresse besitzen, da diese als eindeutige Identifizierung dient.
Welche Dokumente können digital unterschrieben werden?
Komplett integriert können je nach ERP entweder alle Dokumente oder Dokumente die auf Mietverträgen basieren unterschrieben werden, weiter Details:ERPs.
Alle Dokumente, unabhängig vom ERP, können zudem direkt in Scrive mit Standalone - Nutzung ohne ERP System unterschrieben werden.
Kann die Reihenfolge der Personen die den Vertrag unterschreiben festgelegt werden?
Ja, dies können Sie mit der Unterschrifts-Reihenfolge individuell festlegen.
Dabei können auch mehrere Personen die selbe Unterschrifts-Reihenfolge haben, in diesem Fall erhalten diese das Dokument zur selben Zeit.
z.B. können zwei externe Unterzeichner die Reihenfolge 1 haben, ein interner Unterzeichner 2 und ein weiterer interner Unterzeichner 3.
Weitere ERP spezifische Informationen zur Unterschrifts-Reihenfolge finden Sie unter den jeweiligen ERPs.
Können in einer Aktivität mehrere Dokumente hinterlegt werden?
Ja, sie können z.B. folgende Dokumente in einer Aktivität hinterlegen und somit als Teil von einem Umschlag senden:
Mietvertrag
inkl. Hausordnung (Bestandteil des Mietvertrags)
Wohngeberbescheinigung
Beitrittserklärung (Mitgliedsantrag Genossenschaft)
SEPA Lastschriftmandat
Gibt es eine Erinnerungsfunktion, sodass die Unterzeichnenden erinnert werden, dass es noch ein Dokument zur Unterschrift gibt?
Ja, dies kann man wie hier beschrieben einstellen.
Ist es zwingend notwendig, den Mietvertrag sofort zu archivieren oder kann auch nach einer Weiterbearbeitung des Dokumentes archiviert werden?
Das Dokument muss vor der Nutzung der Digitalen Unterschrift archiviert werden. Nach der initialen Dokument Erstellung können Sie somit eine Weiterbearbeitung vornehmen und das Dokument danach archivieren und dann mit der Digitalen Unterschrift nutzen.
Wie kann ein Mieter unterzeichnen, der keine E-Mail Adresse hat?
Für diesen Fall kann die Vor-Ort-Unterschrift genutzt werden. Als E-Mail Adresse für den Mieter muss in dem Fall eine interne E-Mail Adresse hinterlegt werden.
Sicherheitsstufen
Welche Art von Vertrag oder Dokument kann ich mit welcher Sicherheitsstufe unterschreiben?
Dies ist grundsätzlich Ihnen überlassen, wir empfehlen folgende Handhabung: Scrive.
Werden die Sicherheitsstufen auf den kompletten Umschlag übernommen, oder kann ich diese auch einzelnen Parteien zuweisen?
Bei Scrive gilt die Sicherheitsstufe für alle Parteien eines Umschlags, wenn sie für eine Partei festgelegt ist. Dies stellt sicher, dass das Dokument ordnungsgemäß validiert werden kann, wodurch die Integrität des Dokuments erhöht wird.
Vertragliches
Wo kann ich sehen wie viele Envelops ich noch nutzbar in meinem Kontingent habe?
Sie können jederzeit Ihre aktuelle Nutzung im Scrive Dashboard einsehen.
Ist Aareon Connect die Basis für die Digitale Unterschrift?
Ja, Aareon Connect ist quasi der "App Store" von Aareon und daher allgemein das Portal, das die Basis für integrierte Drittsoftware bildet.
Ich habe 3.000 Envelopes gekauft. Wie lange kann ich diese nutzen?
Die Envelopes können im Standard ein Jahr genutzt werden.
Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)
Wie erfolgt bei QES die Authentifizierung?
Der Unterzeichner kann sich entweder per Video-Identifkation, Selfie-Ident oder persönlich vor Ort authentifizieren (weitere Details: Ablauf von QES in Scrive).
Was ist ein Wallet?
Ein Wallet erlaubt es Ihnen eine einmal gemachte erfolgreiche Video- oder Selfie-Identifikation in Form eines Zertifikats in einer App für zukünftige Legitimationen zu speichern.
QES Wallets: Wenn ich mich einmal mit QES authentifiziert habe, muss ich dann fortwährend etwas für das Speichern des QES-Zertifikats zahlen?
Nein, es entstehen keine laufenden Kosten. Es entstehen lediglich vorgangsbezogene Kosten je nach Art der Legitimation unterschiedlich hoch sein können.
Steigen meine Kosten, wenn ich mehrere einzelne Dokumente per QES zur Unterschrift versende?
Ja, jedes einzelne Dokument kostet die QES-Gebühr. Um Kosten zu reduzieren und den Workflow Ihrer Unterschreiber optimal zu gestalten, empfehlen wir alle einzelnen zu unterschreibenden Dokumente in einem PDF zusammen zu fassen.
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