FAQs Digitale Unterschrift

Hier finden Sie alle Fragen und Antworten zu den wichtigsten Themen.

Allgemein

Kann der Workflow in ERP so abgebildet werden, dass das ERP nicht verlassen werden muss?

Ja, aber es muss das zu unterzeichnende Dokument final über die erhaltene Email signiert werden.

Kann ich Scrive auch per API für weitere Use Cases ansprechen?

Ja, bei individuellen Use Cases die nicht abdecket sind können Sie die Scrive API (Dokumentation) auch via Aareon Connect Low Code oder direkt ansprechen.

Muss ich Aareon ArchivKompakt (AAK) nutzen, um die Digitale Unterschrift einsetzen zu können?

Ja, eine Anbindung ArchivKompakt ist notwendig und aktuell werden keine anderen Archive oder DMS für die Digitale Unterschrift unterstützt.

Kann ich direkt automatisch in Scrive unterschreiben lassen?

Nein, Sie erhalten eine Email, damit die Verifizierung durchgeführt werden kann, wonach Sie unterzeichnen können.

Ich möchte gerne direkt Verträge vor Ort unterzeichnen lassen. Ist dies möglich?
Ich nutze aktuell DocuSign und möchte gerne auf Scrive umstellen - wie gehe ich vor?

Wenden Sie sich direkt an Ihren Account Manager.

Kann ich weiterhin meine eigenen Mietverträge und Vorlagen nutzen?

Ja, Sie nutzen ihre gewohnten Vorlagen und fügen lediglich sogenannte "Anchor Tags" in die Vorlagen ein, damit die Unterschrift und andere Informationen an der richtigen Stelle eingesetzt werden.

Was ist zu beachten, wenn mehrere Mieter im Vertrag stehen?

Jede Vertragspartei durchläuft den Unterschriftsprozess individuell. Dadurch können auch mehrere Mieter problemlos einen Vertrag unabhängig voneinander unterzeichnen. Der endgültige Vertrag wird erst archiviert, wenn alle Parteien unterschrieben haben.

Wie viele Unterzeichner können je Dokument hinterlegt werden?

Es können theoretisch unbegrenzt Unterzeichner eingetragen werden. Das Produkt wurde ausgibig für bis zu 10 Unterzeichnern getestet. Bei deutlich mehr Unterzeichnern könnte es zu zu langen Wartezeiten der Job Bearbeitung kommen, sodass diese abbricht.

Dabei muss jeder Unterzeichner eine andere E-Mail-Adresse besitzen, da diese als eindeutige Identifizierung dient.

Welche Dokumente können digital unterschrieben werden?
Kann die Reihenfolge der Personen die den Vertrag unterschreiben festgelegt werden?
Können in einer Aktivität mehrere Dokumente hinterlegt werden?

Ja, sie können z.B. folgende Dokumente in einer Aktivität hinterlegen und somit als Teil von einem Umschlag senden:

  1. Mietvertrag

    1. inkl. Hausordnung (Bestandteil des Mietvertrags)

  2. Wohngeberbescheinigung

  3. Beitrittserklärung (Mitgliedsantrag Genossenschaft)

  4. SEPA Lastschriftmandat

Gibt es eine Erinnerungsfunktion, sodass die Unterzeichnenden erinnert werden, dass es noch ein Dokument zur Unterschrift gibt?

Ja, dies kann man wie hier beschrieben einstellen.

Ist es zwingend notwendig, den Mietvertrag sofort zu archivieren oder kann auch nach einer Weiterbearbeitung des Dokumentes archiviert werden?

Das Dokument muss vor der Nutzung der Digitalen Unterschrift archiviert werden. Nach der initialen Dokument Erstellung können Sie somit eine Weiterbearbeitung vornehmen und das Dokument danach archivieren und dann mit der Digitalen Unterschrift nutzen.

Sicherheitsstufen

Welche Art von Vertrag oder Dokument kann ich mit welcher Sicherheitsstufe unterschreiben?
Sicherheitsstufen - Werden diese auf den kompletten Umschlag übernommen, oder kann ich diese auch einzelnen Personen zuweisen?

Die Sicherheitsstufe gilt für alle Personen eines Umschlags.

Vertragliches

Wo kann ich sehen wie viele Envelops ich noch nutzbar in meinem Kontingent habe?

Sie können jederzeit Ihre aktuelle Nutzung im Scrive Dashboard einsehen.

Ist Aareon Connect die Basis für die Digitale Unterschrift?

Ja, Aareon Connect ist quasi der "App Store" von Aareon und daher allgemein das Portal, das die Basis für integrierte Drittsoftware bildet.

Sind kleinere Pakete von Envelopes möglich?

Ja, das kleinste mögliche Paket ist 100.

Ich habe 3.000 Envelopes gekauft. Wie lange kann ich diese nutzen?

Die Envelopes können im Standard ein Jahr genutzt werden.

Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)

Wie erfolgt bei QES die Authentifizierung?
Was ist ein Wallet?

Ein Wallet erlaubt es Ihnen eine einmal gemachte erfolgreiche Video- oder Selfie-Identifikation in Form eines Zertifikats in einer App für zukünftige Legitimationen zu speichern.

QES Wallets: Wenn ich mich einmal mit QES authentifiziert habe, muss ich dann fortwährend etwas für das Speichern des QES-Zertifikats zahlen?

Nein, es entstehen keine laufenden Kosten. Es entstehen lediglich vorgangsbezogene Kosten je nach Art der Legitimation unterschiedlich hoch sein können.

Steigen meine Kosten, wenn ich mehrere einzelne Dokumente per QES zur Unterschrift versende?

Ja, jedes einzelne Dokument kostet die QES-Gebühr. Um Kosten zu reduzieren und den Workflow Ihrer Unterschreiber optimal zu gestalten, empfehlen wir alle einzelnen zu unterschreibenden Dokumente in einem PDF zusammen zu fassen.

Wie lange sind die Wallets gültig?

Dies hängt von der Art der initialen Legitimation ab und ist zwischen 2 und 5 Jahren:

  • SRS Videoidentifizierung - bis 5 Jahre

  • RA App - bis 5 Jahre

  • SRS Selfie-Ident - bis 2 Jahre

Ist es für die Nutzung der QES über Swisscom zwingend erforderlich, die Swisscom-Anwendung herunterzuladen?

Nein, Benutzer können sich entweder über die App oder per SMS authentifizieren.

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