Wodis Sigma
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Initiale Einrichtung
Lesen Sie wie hier beschrieben die aktuellen Lizenzen ein.
Nachdem Sie die Digitale Unterschrift wie in Aktivierung in Aareon Connect beschrieben aktiviert haben, muss zuletzt die Verknüpfung zwischen WODIS Sigma und Aareon Connect eingerichtet werden.
Gehen Sie auf Zentrale Funktionen > Aktivitätenmanagement > Stammdaten > Aktivitätenmanagement Einstellungen
Tragen Sie für das Feld Digitale Signatur Logins den Wert Scrive in die Spalte Benutzerwert ein
Somit erscheinen die benötigten Felder
Tragen Sie die Daten, welche Sie nach der Aktivierung in Aareon Connect erhalten haben in die entsprechenden Felder ein:
Benutzernamen in das Feld Scrive: Digitale Signatur User
das Passwort in das Feld Scrive: Digitale Signatur Password
die URL in das Feld Scrive: Digitale Signatur Url
und die Authentication URL in das Feld Scrive: Digitale Signatur Auth Url
Die Felder Scrive: Digitale Signatur Fingerprint und Scrive: Digitale Signatur Tenant Id können Sie leer lassen.
Um im Nachgang Aktivitäten für die digitale Unterschrift erstellen zu können, müssen diese zunächst erstellt werden. Es werden insgesamt 2 Aktivitäten benötigt, eine Aktivität für die Anfrage der digitalen Signatur und eine zur Antwort auf die digitale Signaturanfrage:
Gehen Sie auf Aktivitätenmanagement > Stammdaten > Anlage von Aktivitäts-Standardwerten
Klicken Sie im Reiter Anlage von Aktivitätstypen auf das Feld mit dem Typnamen Aufgabe und fügen Sie über das Hauptmenü eine Neue hinzu.
Die Berechtigungen für die Aktivität können im Reiter Rechte individuell vergeben werden
Im Reiter Einstellungen nehmen Sie die folgenden Änderungen vor
Setzen Sie im Bereich Allgemein den Haken bei Der Aktivitätstyp gehört zur Kategorie:
Wählen Sie anschließend im Dropdown-Menü "Externer Service" aus
Setzen Sie im Bereich Vorbelegungen den Haken bei:
Benutze Standard-Betreff für neue Aktivitäten: und tragen im freien Textfeld den Begriff Anfrage Digitale Signatur ein
Benutze Informationen über das Stammdatum im Betreff für neue Aktivitäten
Benutze Standard-Fälligkeiten für neue Aktivitäten (in Tagen): mit einem Intervall von 5 Tagen
Jegliche Haken in den anderen Bereichen wie Outlook Synchronisation können Sie nach Belieben entfernen. Ihre Einstellungen sollten nun der Abbildung gleichen:
Wie auch bei der Einrichtung der vorherigen Aktivität können Sie zunächst Ihre gewünschten Berechtigungen vergeben und belegen dann die Einstellungen wie folgt:
Setzen Sie im Bereich Allgemein den Haken bei Der Aktivitätstyp gehört zur Kategorie:
Wählen Sie anschließend im Dropdown-Menü "Externer Service" aus
Haken Sie außerdem Aktivitäten dieses Typs werden standardmäßig im Aktionenbereich angezeigt an
Wählen Sie Benutze Standard-Betreff für neue Aktivitäten: aus und geben Sie im Textfeld Antwort auf digitale Signaturanfrage ein
Setzen Sie den Haken bei Benutze Informationen über das Stammdatum im Betreff für neue Aktivitäten
Wir empfehlen Ihnen eine Standard-Fälligkeit von einem Tag für die Aktivität einzustellen
Alle anderen Haken in den Einstellungen können Sie entfernen. Ihre Einstellungen sollten nun wie die Abbildung aussehen.
Die Jobs dienen dazu, die leeren Dokumente an Scrive zu übermitteln und die unterschriebenen Dateien von dem Technologiepartner abzufragen. Deshalb richten Sie in diesem Schritt zwei Jobtypen ein. Die Einrichtung mit unseren empfohlenen Einstellungen läuft wie folgt ab:
Gehen Sie in den Modulen den Pfad Zentrale Funktionen > Vorgangsmanagement > Job Planung. Hier richten sie die beiden nachfolgenden Jobs ein.
Serienbrief für die Digitale Unterschrift aus Wodis in Scrive übertragen
Geben Sie die Bezeichnung "Digitale Unterschrift Scrive verschicken" ein
Wählen Sie den Jobtyp "Aktivitätenmanagement-DigitaleSignatur-Anfrage" aus
Setzen Sie den Status auf "Freigegeben"
Legen Sie Ihren Zeitplan fest:
Wählen Sie im Dropdown-Menü "Stuendlich" oder "Minuetlich" aus und bestimmen Sie die Abstände, in denen die Schriftstücke an Scrive übermittelt werden (Best Practice: 12h)
Achten Sie darauf, dass der Job mindestens an allen Arbeitstagen ausgeführt wird
Geben Sie im Bereich Konfiguration Ihren gewünschten Benutzer in Blockschrift bei "Ausführen als Benutzer:" an.
Fügen Sie den Parameter "Digitale Signatur Logins" mit dem Wert "Scrive" (siehe hier) in das entsprechende Feld ein.
Speichern Sie den Job über das Hauptmenü. Die nachfolgende Abbildung unterstützt Sie bei der Einrichtung.
Fertig unterschriebene Dokumente aus Scrive in Wodis übertragen
Geben Sie die Bezeichnung "Digitale Unterschrift Scrive abholen" ein
Wählen Sie den Jobtyp "Aktivitätenmanagement-DigitaleSignatur-Antwort" aus
Setzen Sie den Status auf "Freigegeben"
Legen Sie einen Zeitplan fest:
Wählen Sie im Dropdown-Menü "Stuendlich" oder "Minuetlich" aus und bestimmen Sie die Abstände, in denen die Schriftstücke an Wodis übermittelt werden (Best Practice: 12h)
Achten Sie darauf, dass der Job mindestens an allen Arbeitstagen ausgeführt wird
Geben Sie im Bereich Konfiguration Ihren Benutzer in Blockschrift bei "Ausführen als Benutzer:" an
Fügen Sie den Parameter "Digitale Signatur Logins" mit dem Wert Scrive (siehe hier) in das entsprechende Feld ein
Speichern Sie den Job über das Hauptmenü. Ihr fertig eingerichteter Job sollte wie die Abbildung aussehen
Damit die Unterzeichner (intern und extern) automatisch in die Aktivität eingetragen werden, müssen folgende Felder für alle Geschäftspartner eingetragen sein, die Unterzeichner sein sollten:
Vorname
Nachname
Telefonnummer
Dies können Sie hier in dem Geschäftspartner Modul eintragen:
Für die Digitale Unterschrift nutzen Sie wie gewohnt den Schriftverkehr in WODIS Sigma (weitere Informationen [Verlinkung auf Aareon Support und Beratung, Zugang nur mit Login möglich]).
Verschiedenste Anchor Tags, die im Unterzeichnungsvorgang den passenden Unterzeichnern zugeordnet werden, sodass diese an den von Ihnen vorgesehenen Stellen Unterschreiben oder Felder ausfüllen, können hinzugefügt werden.
Dabei gibt es folgende Möglichkeiten:
Unterzeichner
Intern - Unternehmensinternem (z.B. Sachbearbeiter
Extern - Externe Person (z.B. Mieter)
Unterzeichner Nummer - Zuordnung der Unterzeichner innerhalb der jeweiligen Internen bzw. Externen Unterzeichner
Feldart
Unterschrift
Unterschriftsdatum - Das aktuelle Datum
Datum
Name
Checkbox
Text
Initialen - Die jeweils ersten Buchstaben des Vor- und Nachnamens (z.B. bei Erika Mustermann: EM)
Feld Nummer - Zuordnung der Felder innerhalb der jeweiligen Feldarten
Feldeigenschaft
* - Das Feld muss zwingend ausgefüllt werden
? - Das Feld kann ausgefüllt werden
Dies muss in der folgenden Syntax zusammengesetzt werden (die einzelnen Bestandsteile sind farblich markiert), hier z.B. für das erste Unterschriftsfeld für den ersten internen Unterzeichner:
DU.Intern.01.Unterschrift.01*
Das dritte optionale E-Mail Feld für den zweiten externen Unterzeichner muss entsprechend wie folgt in dem Dokument hinterlegt werden:
DU.Extern.02.Email.03?
Die Syntax muss genau befolgt werden (inkl. Groß- und Kleinschreibung), damit die Anchor Tags ausgelesen werden können.
Alle Anchor Tags müssen mit DU. starten.
Die Anchor Tags sollten mit weißer Schrift in den Dokumenten hinterlegt werden, damit diese für die Unterzeichner nicht sichtbar sind, aber vom ERP und Scrive ausgelesen werden können.
Gehen Sie auf Mietenbuchhaltung > Stammdaten > Mietvertrag
Wählen Sie im Kopf-Menü Dokumente > Schriftverkehr.
Wählen Sie nun unter Dokumente > Schriftverkehr > Anschreiben die Anschreibeart Mietvertrag aus.
Laden Sie den Mietvertrag.
Wählen Sie unter Dokumente > Schriftverkehr > Archivierung bei „Auswahl Dokumententyp für Serienbrief“ die Option Mietvertrag.
Setzen Sie einen Haken bei Serienbrief sofort archivieren.
Gehen Sie zurück auf Dokumente > Schriftverkehr > Anschreiben und wählen Sie Anschreiben drucken. Damit wird der Serienbrief erstellt.
Kehren Sie zum Menü Mietenbuchhaltung > Stammdaten > Mietvertrag zurück.
Wählen Sie oben Dokumente > Recherche.
Unter Dokumententyp wählen Sie Mietvertrag und geben das Erstellungsdatum ein.
Klicken Sie auf Ausführen und notieren Sie sich die Dokumentennummer des passenden Dokuments.
Sie können die Dokumenten-ID auch direkt während der Aktivitäten Erstellung in Schritt 4. über verschiedene Filter-Parameter suchen.
Gehen Sie zurück auf den Mietvertrag und wählen Sie oben Daten > Aktivitäten > Neu.
Anfrage für Digitale Signatur sollte nun ausgewählt sein.
Wählen Sie Daten > Anhang.
Geben Sie die notierte Nummer ein und klicken Sie auf Suchen.
Neben Dokumentauswahl klicken Sie auf das + und dann auf Übernehmen.
Unter Digitale Signaturanker sehen Sie das automatische Auslesen und die Zuordnung der Anchors
Optional: Geben Sie unter Email-Adresse für vor Ort Unterschrift eine E-Mail Adresse (z.B. E-Mail die auf einem iPad angezeigt wird) ein, damit ein Mieter direkt vor Ort unterschreiben kann. Fügen Sie hinter dem Unterzeichner-Tag des Mieters ein Komma, ein Leerzeichen und „vor Ort“ ein. Mehr Details zur Vor-Ort-Unterschrift
Optional: Geben Sie unter E-Mail Adressen für Beobachter eine oder mehrere E-Mail Adressen kommasepariert ein, welche als Beobachter zu dem Umschlag hinzugefügt werden (ähnlich wie jemanden in einer E-Mail CC nehmen).
Diese Empfänger werden dann per E-Mail über den Vorgang informiert und können sich den Umschlag in Scrive / DocuSign ansehen, aber nicht unterschreiben.
Wählen Sie eine Authentifizierungsart unter Authentifizierung zum Signieren
Die Unterschrifts-Reihenfolge wird mit den letzten Zahlen jeder Zeile angegeben. Diese können Sie frei bearbeiten.
Standardmäßig haben alle externen Unterzeichner die Reihenfolge 1 und alle internen Unterzeichner die Reihenfolge 2.
Klicken Sie auf Speichern, um die Aktivität abzuspeichern und das Dokument zu versenden.
Der Wert für den Aufgabenstatus der Aktivität muss leer gelassen werden.
Die Reihenfolge der hinzugefügten Anhänge in Wodis Sigma entspricht der Reihenfolge der Dokumente in Scrive.
Das Dokument wird mit der nächsten geplanten Ausführung des Arbeitsauftrags (#arbeitsauftraege-einrichten) versendet.
Alternativ kann der Arbeitsauftrag auch ad-hoc ausgeführt werden:
Gehen Sie zu Zentrale Funktionen > Job Planung und wählen Sie die entsprechende Aktivität aus.
Setzen Sie unter Zeitplan > nächste Ausführung eine zeitnahe Uhrzeit und den Status auf Freigegeben.
Klicken Sie auf Speichern
Mit der Ausführung der Aktivität Digitale Signatur Scrive abholen, werden alle unterschriebenen Dokumente abgeholt
Alternativ kann der Arbeitsauftrag auch wie in #id-4.-versenden-des-dokumente ad-hoc gestartet werden
In der Aktivitätenliste (Mietvertrag > Daten > Listen) können Sie eine Übersicht aller Aktvitäten einsehen.
Im Anhang der Digitalen Unterschriftsaktivität befindet sich das unterschriebene Dokument mit dem Siegel von Scrive.
Die Aktivitäten Erstellung erfolgt immer in dem Mietvertrag, von dort können ebenfalls Dokumente versendet werden die in einem anderem Modul erstellt wurden.
Schritte zur Erstellung eines nicht-Mietvertrag Dokuments am Beispiel Kautionsvertrag
Schriftverkehr erstellen:
Gehen Sie in das Modul, das für Kautionsverträge vorgesehen ist.
Erstellen Sie den Schriftverkehr für den Kautionsvertrag. Dieser Schritt erfolgt ähnlich wie bei einem Mietvertrag. Beachten Sie, dass die Benutzeroberfläche hier leicht abweichend gestaltet ist.
Integration mit Mietvertrag
Aktivität im Mietvertrag anlegen:
Erstellen Sie nun eine Aktivität im Mietvertrag-Modul.
Wählen Sie dabei das zuvor archivierte Kautionsvertrags-Dokument aus.
Bündelung der Dokumente:
Der Ablauf sieht vor, dass Sie zunächst alle benötigten Dokumente in ihren jeweiligen Modulen erstellen.
Anschließend senden Sie diese Dokumente gebündelt über das Mietvertrag-Modul.
