WODIS Sigma

Initiale Einrichtung

Lizenzen Einlesen

Lesen Sie wie hier beschrieben die aktuellen Lizenzen ein.

Verknüpfung zwischen WODIS Sigma und Aareon Connect herstellen

Nachdem Sie die Digitale Unterschrift wie in Aktivierung in Aareon Connect beschrieben aktiviert haben muss zuletzt die Verknüpfung zwischen WODIS Sigma und Aareon Connect eingerichtet werden.

1. Gehen Sie auf Zentrale Funktionen > Aktivitätenmanagement > Stammdaten > Aktivitätenmanagement Einstellungen

2. Tragen Sie für das Feld Digitale Signatur Logins den Wert Scrive in die Spalte Benutzerwert ein

   
3. Somit erscheinen die benötigten Felder

4. Tragen sie die Daten welche Sie nach der Aktivierung in Aareon Connect erhalten haben in die entsprechenden Felder ein:

   1. Benutzernamen in das Feld Scrive: Digitale Signatur User

   2. das Passwort in das Feld Scrive: Digitale Signatur Password

   3. die URL in das Feld Scrive: Digitale Signatur Url

   4. und die Authentication URL in das Feld Scrive: Digitale Signatur Auth Url

Die Felder Scrive: Digitale Signatur Fingerprint und Scrive: Digitale Signatur Tenant Id können Sie leer lassen.

Aktivitäten Einrichten

1. Gehen Sie über auf Aktivitätenmanagement > Stammdaten > Anlage von Aktivitäts-Standardwerten

2. Klicken Sie im Reiter Anlage von Aktivitätstypen auf das Feld mit dem Typnamen Aufgabe und fügen Sie über das Hauptmenü eine neue hinzu.

Einrichten der Aktivität "Anfrage Digitale Signatur"

1. Setzen Sie im Bereich Allgemein den Haken bei Der Aktivitätstyp gehört zur Kategorie:

   1. Wählen Sie anschließend im Dropdown-Menü "Externer Service" aus

2. Setzen Sie im Bereich Vorbelegungen den Haken bei:

   1. Benutze Standard-Betreff für neue Aktivitäten: und tragen im freien Textfeld der Begriff Anfrage Digitale Signatur ein

   2. Benutze Informationen über das Stammdatum im Betreff für neue Aktivitäten

   3. Benutze Standard-Fälligkeiten für neue Aktivitäten (in Tagen): mit einem Interval von 5 Tagen

3. Jegliche Haken in den anderen Bereichen wie "Outlook Synchronisation" können Sie entfernen. Ihre Einstellungen sollten nun der Abbildung gleichen:

   

Einrichten der Aktivität "Antwort Digitale Signatur"

1. Setzen Sie im Bereich Allgemein den Haken bei Der Aktivitätstyp gehört zur Kategorie:

   1. Wählen Sie anschließend im Dropdown-Menü "Externer Service" aus

2. Setzen Sie im Bereich Vorbelegungen den Haken bei "Benutze Informationen über das Stammdatum im Betreff für neue Aktivitäten"

3. Alle anderen Haken in den Einstellungen sind zu entfernen. Ihre Einstellungen sollten nun der Abbildung gleichen:

Jobplanung Einrichten

1. Gehen Sie in den Modulen über Vorgangsmanagement in das Fenster Job Planung. Hier richten sie folgende Jobs neu ein:

2. Serienbrief für die Digitale Unterschrift aus Wodis in Scrive übertragen

   1. Geben Sie die Bezeichnung "Digitale Unterschrift Scrive verschicken" ein

   2. Wählen Sie den Jobtyp "Aktivitätenmanagement-DigitaleSignatur-Anfrage" aus

   3. Setzen Sie den Status auf "Freigegeben"

   4. Legen Sie einen Zeitplan im Intervall von 12 Stunden fest:

      • Wählen Sie im Dropdown-Menü "Stündlich" aus und bestimmen Sie die Abstände, in denen die Schriftstücke an Scrive übermittelt werden

   5. Geben Sie im Bereich Konfiguration Ihren Benutzer in Blockschrift bei "Ausführen als Benutzer:" an.

   6. Fügen Sie den Parameter "Digitale Signatur Logins" mit dem Wert Scrive (siehe hier) in das entsprechende Feld ein.

   7. Speichern Sie den Job über das Hauptmenü. Die nachfolgende Abbildung unterstützt Sie bei der Einrichtung.

3. Fertig unterschriebene Dokumente aus Scrive in Wodis übertragen

   1. Geben Sie die Bezeichnung "Digitale Unterschrift Scrive abholen" ein

   2. Wählen Sie den Jobtyp "Aktivitätenmanagement-DigitaleSignatur-Antwort" aus

   3. Setzen Sie den Status auf "Freigegeben"

   4. Legen Sie einen Zeitplan im Intervall von 12 Stunden fest:

      • Wählen Sie im Dropdown-Menü "Stündlich" aus und bestimmen Sie Ihre präferierte Zeit

   5. Geben Sie im Bereich Konfiguration Ihren Benutzer in Blockschrift bei "Ausführen als Benutzer:" an

   6. Fügen Sie den Parameter "Digitale Signatur Logins" mit dem Wert Scrive (siehe hier) in das entsprechende Feld ein

   7. Speichern Sie den Job über das Hauptmenü. Ihr fertig eingerichteter Job sollte wie die Abbildung aussehen

Geschäftspartner Pflichtfelder befüllen

Damit die Unterzeichner (intern und extern) automatisch in die Aktivität eingetragen werden, müssen folgende Felder für alle Geschäftspartner eingetragen sein, die Unterzeichner sein sollten:

• Vorname

• Nachname

• Telefonnummer

• E-Mail

Dies können Sie hier in dem Geschäftspartner Modul eintragen:

Vorname, Nachname, Telefonnummer Konfiguration | Übergang zu E-Mail via Kommunikation

E-Mail Konfiguration

Vorbereitung Ihrer Dokumente

Für die Digitale Unterschrift nutzen Sie wie gewohnt den Schriftverkehr in WODIS Sigma (weitere Informationen [Verlinkung auf Aareon Support und Beratung, Zugang nur mit Login möglich]).

Verschiedenste Anchor Tags, die im Unterzeichnungsvorgang den passenden Unterzeichnern zugeordnet werden, sodass diese an den von Ihnen vorgesehenen Stellen Unterschreiben oder Felder ausfüllen, können hinzugefügt werden.

Dabei gibt es folgende Möglichkeiten:

• Unterzeichner

  • Intern - Unternehmensinternem (z.B. Sachbearbeiter

  • Extern - Externe Person (z.B. Mieter)

• Unterzeichner Nummer - Zuordnung der Unterzeichner innerhalb der jeweiligen Internen bzw. Externen Unterzeichner

• Feldart

  • Unterschrift

  • Unterschriftsdatum - Das aktuelle Datum

  • Datum

  • Name

  • Checkbox

  • Text

  • Email

  • Initialen - Die jeweils ersten Buchstaben des Vor- und Nachnamens (z.B. bei Erika Mustermann: EM)

• Feld Nummer - Zuordnung der Felder innerhalb der jeweiligen Feldarten

• Feldeigenschaft

  • * - Das Feld muss zwingend ausgefüllt werden

  • ? - Das Feld kann ausgefüllt werden

Dies muss in dem folgendem Syntax zusammengesetzt werden (die einzelnen Bestandsteile sind farblich markiert), hier z.B. für das erste Unterschriftsfeld für den ersten internen Unterzeichner:

DU.Intern.01.Unterschrift.01*

Das dritte optionale E-Mail Feld für den zweiten externen Unterzeichner muss entsprechend wie folgt in dem Dokument hinterlegt werden:

DU.Extern.02.Email.03?

Der Syntax muss genau befolgt werden (inkl. Groß- und Kleinschreibung), damit die Anchor Tags ausgelesen werden können.

Alle Anchor Tags müssen mit DU. starten.

Die Anchor Tags sollten mit weißer Schrift in den Dokumenten hinterlegt werden, damit diese für die Unterzeichner nicht sichtbar sind, aber vom ERP und Scrive ausgelesen werden können.

Prozess je Dokument

Einrichten und Versenden von Dokumenten

1. Serienbrief Erstellung

1. Gehen Sie auf Mietenbuchhaltung > Stammdaten > Mietvertrag

2. Wählen Sie im Kopf-Menü Dokumente > Schriftverkehr.

3. Wählen Sie nun unter Dokumente > Schriftverkehr > Anschreiben die Anschreibeart Mietvertrag aus.

4. Laden Sie den Mietvertrag.

5. Wählen Sie unter Dokumente > Schriftverkehr > Archivierung bei „Auswahl Dokumententyp für Serienbrief“ die Option Mietvertrag.

6. Setzen Sie einen Haken bei Serienbrief sofort archivieren.

7. Gehen Sie zurück auf Dokumente > Schriftverkehr > Anschreiben und wählen Sie Anschreiben drucken. Damit wird der Serienbrief erstellt.

2. Dokument-ID ermitteln (optional)

1. Kehren Sie zum Menü Mietenbuchhaltung > Stammdaten > Mietvertrag zurück.

2. Wählen Sie oben Dokumente > Recherche.

3. Unter Dokumententyp wählen Sie Mietvertrag und geben das Erstellungsdatum ein.

4. Klicken Sie auf Ausführen und notieren Sie sich die Dokumentennummer des passenden Dokuments.

Sie können die Dokumenten-ID auch direkt während der Aktivitäten Erstellung in Schritt 4. über verschiedene Filter-Parameter suchen.

3. Aktivität anlegen

1. Gehen Sie zurück auf den Mietvertrag und wählen Sie oben Daten > Aktivitäten > Neu.

2. Anfrage für Digitale Signatur sollte nun ausgewählt sein.

3. Wählen Sie Daten > Anhang.

4. Geben Sie die notierte Nummer ein und klicken Sie auf Suchen.

5. Neben Dokumentauswahl klicken Sie auf das + und dann auf Übernehmen.

6. Unter Digitale Signaturanker sehen Sie das automatische Auslesen und die Zuordnung der Anchors

7. Geben Sie einen Betreff für die Aufgabe ein.

8. Optional: Geben Sie unter Email-Adresse für vor Ort Unterschrift eine E-Mail Adresse (z.B. E-Mail die auf einem iPad angezeigt wird) ein, damit ein Mieter direkt vor Ort unterschreiben kann. Fügen Sie hinter dem Unterzeichner-Tag des Mieters ein Komma, ein Leerzeichen und „vor Ort“ ein.

   • Mehr Details zur Vor-Ort-Unterschrift
9. Wählen Sie eine Authentifizierungsart unter Authentifizierung zum Signieren

10. Klicken Sie auf Speichern, um die Aktivität abzuspeichern und das Dokument zu versenden.

4. Versenden des Dokumente

Das Dokument wird mit der nächsten geplanten Ausführung des Arbeitsauftrags (#arbeitsauftraege-einrichten) versendet.

Alternativ kann der Arbeitsauftrag auch ad-hoc ausgeführt werden:

1. Gehen Sie zu Zentrale Funktionen > Job Planung und wählen Sie die entsprechende Aktivität aus.

2. Setzen Sie unter Zeitplan > nächste Ausführung eine zeitnahe Uhrzeit und den Status auf Freigegeben.

3. Klicken Sie auf Speichern

5. Abholen des unterschrieben Dokuments

1. Mit der Ausführung der Aktivität Digitale Signatur Scrive abholen, werden alle unterschriebenen Dokumente abgeholt

   1. Alternativ kann der Arbeitsauftrag auch wie in 4. Versenden des Dokumente ad-hoc gestartet werden

2. In der Aktivitätenliste (Mietvertrag > Daten > Listen) können Sie eine Übersicht aller Aktvitäten einsehen.

3. Im Anhang der Digitalen Unterschriftsaktivität befindet sich das unterschriebene Dokument mit dem Siegel von Scrive.

Die Aktivitäten Erstellung erfolgt immer in dem Mietvertrag, von dort können ebenfalls Dokumente versendet werden die in einem anderem Modul erstellt wurden.

Schritte zur Erstellung eines nicht-Mietvertrag Dokuments am Beispiel Kautionsvertrag

1. Schriftverkehr erstellen:

   • Gehen Sie in das Modul, das für Kautionsverträge vorgesehen ist.

   • Erstellen Sie den Schriftverkehr für den Kautionsvertrag. Dieser Schritt erfolgt ähnlich wie bei einem Mietvertrag. Beachten Sie, dass die Benutzeroberfläche hier leicht abweichend gestaltet ist.

2. Dokument-ID ermitteln

   • Ermitteln Sie die ID des erstellten Dokument, genau wie Sie es bei einem Mietvertrag tun würden.

Integration mit Mietvertrag

3. Aktivität im Mietvertrag anlegen:

   • Erstellen Sie nun eine Aktivität im Mietvertrag-Modul.

   • Wählen Sie dabei das zuvor archivierte Kautionsvertrags-Dokument aus.

4. Bündelung der Dokumente:

   • Der Ablauf sieht vor, dass Sie zunächst alle benötigten Dokumente in ihren jeweiligen Modulen erstellen.

   • Anschließend senden Sie diese Dokumente gebündelt über das Mietvertrag-Modul.