WODIS Yuneo
Initiale Einrichtung
Lizenzen Einlesen
Lesen Sie wie hier beschrieben die aktuellen Lizenzen ein.
Verknüpfung zwischen WODIS Yuneo und Aareon Connect herstellen
Gehen Sie auf Systemeinrichtung > Optionen > Optionen Allgemein > Digitale Unterschrift
Setzen Sie Digitale Unterschrift auf Konfigurieren
Wählen Sie Scrive bei Technologiepartner aus
Klicken Sie auf Speichern
Arbeitsaufträge Einrichten
Nun müssen noch die passenden Arbeitsaufträge angelegt werden:
Gehen Sie auf Systemeinrichtung > Organisation und Datenmanagement > Planung Arbeitsaufträge
Klicken Sie oben links auf Neu anlegen
Suchen Sie im Typ Feld nach Digitale Unterschrift - Dokumente versenden
Geben Sie dem Arbeitsauftrag einen Namen
Stellen Sie einen Zeitraum ein. Wir empfehlen den Job mehrmals täglich ausführen zu lassen (z.B. alle 2 Stunden)
Klicken Sie auf Speichern
Wiederholen Sie die Schritte 2-6 für den Arbeitsauftrags-Typ Digitale Unterschrift - Dokumente empfangen
Einmalige Einrichtung je Dokumentvorlage
Die folgenden Schritte müssen Sie nur einmalig je Dokumentvorlage durchführen. Durch diese Schritte fügen Sie so genannte "Anchor Tags" zu Ihren Dokumentvorlagen hinzu.
Die Anchor Tags werden im Unterzeichnungsvorgang den passenden Unterzeichnern zugeordnet, sodass diese an den von Ihnen vorgesehenen Stellen Unterschreiben oder Felder ausfüllen.
Gehen Sie auf Vorlagenverwaltung > Erstellung einer Serienbriefvorlage
Klicken Sie, in der Vorlage, auf Vorlage bearbeiten
Somit öffnet sich die Vorlage in Wodis Text
Gehen Sie im oberem Menü auf den Reiter Seriendruck
Klicken Sie im Dokument auf die Stelle, wo sie ein Anchor Tag einfügen wollen
Klicken Sie auf den, unter dem oberem Menü, Knopf Feld erstellen
Konfigurieren Sie das Feld und bestätigen die Konfiguration mit einem Klick auf Einfügen
Es stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:
Unterzeichner
Intern - Unternehmensinternem (z.B. Sachbearbeiter
Extern - Externe Person (z.B. Mieter)
Unterzeichner Nr. - Zuordnung der Unterzeichner innerhalb der jeweiligen Internen bzw. Externen Unterzeichner
Feldart
Unterschrift
Unterschriftsdatum - Das aktuelle Datum
Datum
Name
Checkbox
Text
Email
Initialen - Die jeweils ersten Buchstaben des Vor- und Nachnamens (z.B. bei Erika Mustermann: EM)
Feld Nr. - Zuordnung der Felder innerhalb der jeweiligen Feldarten
Feldeigenschaft
Pflicht - Das Feld muss zwingend ausgefüllt werden
Optional - Das Feld kann ausgefüllt werden
Nachdem Sie alle Anchor Tags eingefügt haben, gelangen Sie zurück in die Vorlagenverwaltung mit Klick auf Datei
Scrollen Sie zum Bereich Archivierung
Klicken Sie auf Archivieren
Hintergrund: Ohne Archivierung des Dokuments ist die Digitale Unterschrift nicht möglich
Klicken Sie oben rechts auf Speichern
Prozess je Dokument
Einrichten und Versenden von Dokumenten
Nachdem Sie die Einmalige Einrichtung je Dokumentvorlage vorgenommen haben, können Sie Dokumente ganz einfach, als Teil des regulären Schriftverkehr-Prozess, digital unterschreiben lassen.
Bei dem Schriftverkehr Erstellungs-Prozess müssen Sie dafür folgende Dinge beachten:
Sie können nur Dokumentvorlagen verwenden, welche Sie wie in Einmalige Einrichtung je Dokumentvorlage beschrieben eingerichtet haben
Bei der Schriftverkehrs-Aktivität in der Sektion Aktivität - Allgemein folgende Einstellungen vornehmen:
Systemtyp: Aufgabe
Aktivitätstyp: Digital Unterschreiben
Die weiteren Felder können Sie individuell ausfüllen
Fügen Sie bei der Sektion Bearbeitet von mindestens einen Benutzer hinzu
In der Sektion Digitale Signatur können Sie alle Unterzeichner hinzufügen
Bei Intern wählen Sie einen oder mehrere Yuneo Benutzer (Unternehmensinterne Person) aus
Bei Extern wählen Sie einen oder mehrere Kontakt(e) aus (externe Personen)
Vor-Ort-Unterschrift
Um die Vor-Ort-Unterschrift zu nutzen, müssen diese drei Schritte befolgt werden:
Klicken Sie bei Vor-Ort-Unterschrift auf Ermöglichen
Tragen Sie eine E-Mail Adresse in dem Feld E-Mail Adresse für Vor-Ort-Unterschrift ein
Klicken Sie in die Checkbox Vor Ort unterschreiben für die Unterzeichner die vor Ort unterschreiben sollen
Empfangen und Sichten von unterschriebenen Dokumenten
Yuneo holt sich regelmäßig (Standard: alle 30 Minuten) den aktuellen Stand aller Dokumente. Die Einstellungen dafür sind wie in Initiale Einrichtung beschrieben hinterlegt.
Im Yuneo Cockpit können Sie den Status aller Digitalen Unterschrifts-Dokumente einsehen
Durch Klick auf einer dort angezeigten Aktivität sehen Sie die Details der Aktivität, das unterschriebene Dokument, das Unterschriftszertifikat und weitere Informationen
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