Wodis Yuneo

Initiale Einrichtung

Lizenzen Einlesen

Lesen Sie wie hier beschrieben die aktuellen Lizenzen ein.

Verknüpfung zwischen WODIS Yuneo und Aareon Connect herstellen

Voraussetzung ist, dass die Setup Einstellungen in folgenden Bereichen erfolgt sind: Verbindung zu Scrive wurde über Aareon Connect hergestellt

Nachdem Sie die Digitale Unterschrift wie in Aktivierung in Aareon Connect beschrieben aktiviert haben muss zuletzt die Verknüpfung zwischen WODIS Yuneo und Aareon Connect eingerichtet werden.

1. Gehen Sie auf Systemeinrichtung > Optionen > Optionen Allgemein > Digitale Unterschrift

   
2. Setzen Sie Digitale Unterschrift auf Konfigurieren

3. Wählen Sie Scrive bei Technologiepartner aus

4. Tragen sie den Benutzernamen, Passwort und Integrations ID ein, welche Sie nach der Aktivierung in Aareon Connect erhalten haben
5. Unter der Integrations-ID können Sie bei Vorbelegung Versandreihenfolge die standard Reihenfolge nach Unterzeichner Gruppe (Intern und Extern) bestimmen, in der die Vertragsparteien unterzeichnen sollen. Bei Versand pro Gruppe können Sie bestimmen, ob alle Unterzeichner der jeweiligen Gruppe Gleichzeitig oder basierend auf der Reihenfolge in der Aktivität unterzeichnen sollen. Diese standard Reihenfolge können Sie, wenn gewünscht, in jedem einzelnem Vorgang überschreiben.

6. Klicken Sie auf Speichern

Arbeitsaufträge Einrichten

Nun müssen noch die passenden Arbeitsaufträge angelegt werden:

1. Gehen Sie auf Systemeinrichtung > Organisation und Datenmanagement > Planung Arbeitsaufträge

   
2. Klicken Sie oben links auf Neu anlegen

3. Suchen Sie im Typ Feld nach Digitale Unterschrift - Dokumente versenden

   
4. Geben Sie dem Arbeitsauftrag einen Namen

5. Stellen Sie einen Zeitraum ein. Wir empfehlen den Job mehrmals täglich ausführen zu lassen (z.B. alle 2 Stunden)

6. Klicken Sie auf Speichern

7. Wiederholen Sie die Schritte 2-6 für den Arbeitsauftrags-Typ Digitale Unterschrift - Dokumente empfangen

Einmalige Einrichtung je Dokumentvorlage

Die folgenden Schritte müssen Sie nur einmalig je Dokumentvorlage durchführen. Durch diese Schritte fügen Sie so genannte "Anchor Tags" zu Ihren Dokumentvorlagen hinzu.

Die Anchor Tags werden im Unterzeichnungsvorgang den passenden Unterzeichnern zugeordnet, sodass diese an den von Ihnen vorgesehenen Stellen Unterschreiben oder Felder ausfüllen.

1. Gehen Sie auf Vorlagenverwaltung > Erstellung einer Serienbriefvorlage

2. Klicken Sie, in der Vorlage, auf Vorlage bearbeiten

   1. Somit öffnet sich die Vorlage in Wodis Text

3. Gehen Sie im oberem Menü auf den Reiter Seriendruck

4. Klicken Sie im Dokument auf die Stelle, wo sie ein Anchor Tag einfügen wollen

5. Klicken Sie auf den, unter dem oberem Menü, Knopf Feld erstellen

6. Konfigurieren Sie das Feld und bestätigen die Konfiguration mit einem Klick auf Einfügen

   1. Es stehen folgende Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung:

      1. Unterzeichner

         1. Intern - Unternehmensinternem (z.B. Sachbearbeiter

         2. Extern - Externe Person (z.B. Mieter)

      2. Unterzeichner Nr. - Zuordnung der Unterzeichner innerhalb der jeweiligen Internen bzw. Externen Unterzeichner

      3. Feldart

         1. Unterschrift

         2. Unterschriftsdatum - Das aktuelle Datum

         3. Datum

         4. Name

         5. Checkbox

         6. Text

         7. Email

         8. Initialen - Die jeweils ersten Buchstaben des Vor- und Nachnamens (z.B. bei Erika Mustermann: EM)

      4. Feld Nr. - Zuordnung der Felder innerhalb der jeweiligen Feldarten

      5. Feldeigenschaft

         1. Pflicht - Das Feld muss zwingend ausgefüllt werden

         2. Optional - Das Feld kann ausgefüllt werden

7. Nachdem Sie alle Anchor Tags eingefügt haben, gelangen Sie zurück in die Vorlagenverwaltung mit Klick auf Datei

8. Scrollen Sie zum Bereich Archivierung

9. Klicken Sie auf Archivieren

   1. Hintergrund: Ohne Archivierung des Dokuments ist die Digitale Unterschrift nicht möglich

10. Klicken Sie oben rechts auf Speichern

Prozess je Dokument

Einrichten und Versenden von Dokumenten

Nachdem Sie die Einmalige Einrichtung je Dokumentvorlage vorgenommen haben, können Sie Dokumente ganz einfach, als Teil des regulären Schriftverkehr-Prozess, digital unterschreiben lassen.

Bei dem Schriftverkehr Erstellungs-Prozess müssen Sie dafür folgende Dinge beachten:

1. Sie können nur Dokumentvorlagen verwenden, welche Sie wie in Einmalige Einrichtung je Dokumentvorlage beschrieben eingerichtet haben

2. Bei der Schriftverkehrs-Aktivität in der Sektion Aktivität - Allgemein folgende Einstellungen vornehmen:

   1. Systemtyp: Aufgabe

   2. Aktivitätstyp: Digital Unterschreiben

      
   3. Die weiteren Felder können Sie individuell ausfüllen

      
3. Fügen Sie bei der Sektion Bearbeitet von mindestens einen Benutzer hinzu

4. In der Sektion Digitale Signatur können Sie alle Unterzeichner hinzufügen

   1. Bei Intern wählen Sie einen oder mehrere Yuneo Benutzer (Unternehmensinterne Person) aus

   2. Bei Extern wählen Sie einen oder mehrere Kontakt(e) aus (externe Personen)

5. In dem Feld Reihenfolge können Sie auswählen, ob Sie Ihre Auswahl aus den Standardeinstellungen übernehmen wollen oder eine andere Reihenfolge bestimmen.

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Schritte zur Erstellung des Schriftverkehrs:

Erstellen Sie den Schriftverkehr

Schriftverkehr erstellen

Wählen Sie das gewünschte Schriftstück aus

Möchten Sie das Schriftstück später bearbeiten achten Sie darauf, dass die Option Zur Anpassung bereitstellen gewählt ist.

Möchten Sie das Schriftstück sofort archivieren, wählen Sie die Option Direkt verarbeiten.

Klicken Sie auf Schriftverkehr erstellen

Über die Arbeitsaufträge können Sie nun das Schriftstück auswählen.

Arbeitsaufträge

Klicken Sie das Schriftstück an und wählen Sie Statusmonitor öffnen

Statusmonitor öffnen

Markieren Sie das Dokument und klicken Dokument anzeigen

Dokument anzeigen

Jetzt können Sie das Dokument bearbeiten.

Das Dokument

Aus dem Statusmonitor heraus können Sie nun YuStart > Archivierung und Versand wählen.

Wählen Sie das richtige Archiv aus und klicken anschließend auf Verarbeitung durchführen

Verarbeitung durchführen

Vor-Ort-Unterschrift

Um die Vor-Ort-Unterschrift zu nutzen, müssen diese drei Schritte befolgt werden:

1. Klicken Sie bei Vor-Ort-Unterschrift auf Ermöglichen

2. Tragen Sie eine E-Mail Adresse in dem Feld E-Mail Adresse für Vor-Ort-Unterschrift ein

3. Klicken Sie in die Checkbox Vor Ort unterschreiben für die Unterzeichner die vor Ort unterschreiben sollen

Empfangen und Sichten von unterschriebenen Dokumenten

Yuneo holt sich regelmäßig (Standard: alle 30 Minuten) den aktuellen Stand aller Dokumente. Die Einstellungen dafür sind wie in Initiale Einrichtung beschrieben hinterlegt.

1. Im Yuneo Cockpit können Sie den Status aller Digitalen Unterschrifts-Dokumente einsehen
2. Durch Klick auf einer dort angezeigten Aktivität sehen Sie die Details der Aktivität, das unterschriebene Dokument, das Unterschriftszertifikat und weitere Informationen

Zusätzlich können Sie sich einen Filter in der Aktivitäten Übersicht erstellen, sodass Sie den jeweiligen Unterzeichnungsstatus auf einen Blick sehen können:

Filtererstellung

Aktivitäten Übersicht mit Unterzeichnungsstatus

Cockpit

Sie können den Status der digitalen Unterschrift im Cockpit verfolgen.

Cockpit

Versandprotokolle

Die Versandprotokolle geben Ihnen Auskunft, ob der Arbeitsauftrag erfolgreich war und wie viele Unterzeichner sowie Dokumente beteiligt sind.

Bei Störungen können Sie unter Arbeitsaufträge genauere Informationen über die Art des Fehlers erhalten.

Versandprotokolle